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12 errores tecnológicos más comunes en las PyMES y cómo evitarlos

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Si no eres precisamente un experto en tecnología, la idea de comprar, mantener y asegurar la tecnología para tu negocio puede llegar a ser confusa y alarmante. Aunque tengas una idea aproximada de lo que deberías hacer, ¿qué hay de lo que no deberías hacer? ¿Lo sabes?

Todo, desde no hacer copias de seguridad de tus datos a utilizar de manera incorrecta herramientas de redes (o directamente no utilizarlas) a trabajar con software pirata, puede afectar a tu negocio de un modo muy negativo. A continuación te contamos los 15 errores tecnológicos más frecuentes que suelen cometer las pequeñas empresas y qué necesitan para que no vuelvan a ocurrir.

1. Confiar demasiado en la nube

La nube es un excelente recurso para los pequeños negocios. Es asequible para la mayoría de las empresas la mayor parte del tiempo; y permite acceder a datos cuando no estás en la oficina. Sin embargo, apoyarse demasiado en los recursos en la nube puede ser peligroso, pues significa que tienes todos tus datos importantes en las manos de otra persona o compañía.

Incluso Flickr, de Yahoo, recientemente borró accidentalmente una cuenta de usuario que tenía más de 4 000 fotos almacenadas en ella, debido a un simple error humano. Afortunadamente, Flickr pudo arreglárselas para recuperar completamente la cuenta, pero tú podrías no ser tan afortunado.

Aunque la nube es un gran sitio para visitar, no deberías hacer que se convierta en tu hogar permanente. Los dispositivos NAS y los servicios de almacenamiento en la nube, incluyendo Box, están entre los productos que pueden ayudarte a elaborar una sólida estrategia de almacenamiento. Eso sí, siempre guarda tus datos importantes en múltiples lugares, incluyendo discos duros físicos, preferiblemente aquellos que son virtualmente indestructibles, como los discos duros externos a pruebas de desastres.

2. Errores al hacer backup apropiadamente

Al hablar de hacer backup de datos, las estrategias de backup no sirven de nada si no las utilizas. Desafortunadamente, muchas personas y negocios fallan en este paso fundamental y algunas veces esto se vuelve en su contra. Recuerda que tener un disco duro físico o una cuenta de almacenamiento basada en la nube no te ayudará con copias de seguridad tus datos y tu tecnología más relevante.

La buena noticia es que los programas backup se pueden ocupar de ello. Establece backups frecuentes y regulares automáticamente para tus datos, de ese modo no tendrás que recordar hacerlo mensualmente. La necesidad de establecer una buena estrategia de backup es especialmente crítica si el tuyo es un pequeño negocio sin personal de TI dedicado para manejar estos procesos. Y es que la recuperación de datos puede ser un proceso caro y doloroso.

3. No proteger los teléfonos de los empleados

A medida que los teléfonos se hacen más inteligentes, asegurar estos pequeños ordenadores de bolsillo es más importante. Debido a que los smartphones contienen datos importantes, es crucial hacer todo lo que esté en tu mano para prevenir que tanto tu propio teléfono como el de tus empleados se pierdan o los roben. De hecho, grandes secretos empresariales se han filtrado por culpa de empleados poco cuidadosos.

Por eso es muy importante asegurarse de que los smartphones de los empleados de una compañía están protegidos por una contraseña y no cuentan aquellas del tipo “1234” o “9999”. Deben tener capacidades de borrado remoto, por ejemplo. Todas estas medidas pueden sernos útiles en el caso de que alguien deje olvidado su teléfono en cualquier sitio. Para controles más específicos, comprueba el software de gestión de tu Smartphone con herramientas como NotifyMDM, por ejemplo.

4. Hacer demasiados viajes

Los viajes de negocios pueden ser caros, incluso aunque seas una máquina consiguiendo vuelos a buenos precios. Así que, en lugar de meterte en un avión para reunirte con tus socios de negocio, sopesa la posibilidad de crear tu propio entorno de encuentros virtuales. Varias herramientas de conferencia web y videoconferencia te permiten mantener encuentros virtuales y ahorrar tiempo y dinero en transporte.

Diferentes estudios muestran que las telecomunicaciones son buenas tanto para empleados como para empresarios. Los empresarios consiguen un trabajo de mejor calidad en menos tiempo y por menos dinero, mientras que los empleados disfrutan de una agenda menos restrictiva.

5. Comprar ampliación de garantías

Si no sabes mucho sobre tecnología, comprar una ampliación de garantía para un nuevo gadget puede parecer una buena idea. Pero los investigadores han proado una y otra vez que, generalmente, comprar garantías extendidas no merece la pena.

Obviamente, el valor de una garantía extendida depende de lo que estés comprando, de lo que cubra la garantía y de qué tipo de persona seas. Si estás comprando un Smartphone y tienes previsto llevarlo contigo en tus viajes de rafting, podrías estar interesado en pagar por tener una protección extra. Pero si lo que vas a comprar es un PC para tu puesto de trabajo, probablemente no necesitarás esa garantía.

6. Ignorar tu reputación on-line

Los propietarios de pequeños negocios saben que la reputación lo es todo y este hecho de la vida empresarial se aplica también a la reputación on-line. Incluso aunque consideres que no tienes una gran presencia on-line, las páginas web de consejos y análisis de productos ofrecen a tus clientes una plataforma para manifestar sus opiniones sobre ti en la web sin necesidad de tener tu consentimiento explícito.

Por eso es importante controlar tu presencia on-line de forma regular e investigar cómo tu compañía aparece en los resultados de las búsquedas. Lo que no sepas podría dañarte. Si descubres que presencia on-line es menos que satisfactoria, toma las medidas apropiadas para recuperar tu buen nombre.

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