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Obtén el máximo provecho de la nube



Trabajar desde cualquier lugar en cualquier dispositivo, por casi nada. Todo el mundo parece estar moviéndose a la nube. Con aplicaciones basadas en Web y servicios de almacenamiento online que nos dan acceso constante a los datos más importantes de todos nuestros dispositivos, tenemos más posibilidades informáticas a nuestra disposición que nunca. Las suites de productividad online permiten editar documentos de Office en tu ordenador portátil o teléfono inteligente, y mantenerlos permanentemente disponibles en la Web para facilitar el acceso.

Almacenamiento en la nube

Con una combinación de servicios de almacenamiento en la nube, puedes mantener tus datos como una copia de seguridad y sincronizarlos de forma automática, así como acceder a tus archivos en cualquier momento. Y muchas de estas grandes opciones son gratuitas.

Tenemos a OneDrive que ofrece 15 GB de almacenamiento sincronizado de forma gratuita.

amazon cloud drive ecreativeLa mejor opción es el bien llamado Dropbox, que ofrece 2 GB de almacenamiento gratuito que puedes actualizar si bombardeas con mensajes a tus amigos para que lo prueben (aunque probablemente ya lo estén usando). Amazon lanzó recientemente Cloud Drive, que es visto como un competidor serio con sus 5 GB de almacenamiento gratuito.

Finanzas personales

mint ecreativeLa capacidad de manejar las finanzas siempre ha sido uno de los grandes argumentos de venta de la informática personal, y la venta del programa de contabilidad Quicken ha hecho a Intuit una empresa muy rentable. Entonces la nube llegó, y con ello un servicio llamado Mint, que dictaminó que Quicken se quedaba para los usuarios de web experimentados. Mint ofrece todas las funciones de finanzas personales que la mayoría de los usuarios necesitan, es accesible desde varios ordenadores y dispositivos móviles, y es gratis. Y Mint, que más tarde fue comprada por Intuit, ofrece el mismo nivel de seguridad que la mayoría de los servicios bancarios on-line.

Sin embargo, Mint es diferente de estos servicios, ya que reúne todas tus cuentas bancarias y tarjetas de crédito en un solo lugar en la nube. Si ni te resulta remotamente incómoda la idea de una página web única de seguimiento de todos tus datos financieros personales y conocer cada transacción que haces, Mint es ideal para ti. Mint no es lo suficientemente grande para aquellas personas que sean dueñas de propiedades en alquiler o que tengan negocios en el hogar o similares; esa gente probablemente tendrá que quedarse con la versión de escritorio de Quicken. Los propiedades de pequeñas empresas deben asegurarse de visitar Wave Accounting, que también es gratuita, pero incluye todas las herramientas que necesitan para administrar las cuentas por pagar, cuentas por cobrar, facturación y nóminas.

Suites de Oficina

Microsoft Office sigue siendo el estándar de facto en la edición de documentos para los negocios, y todos los paquetes de oficina deben ser compatibles con los formatos de archivos de Office para sobrevivir. Este hecho explica por qué el software de oficina basado en la nube tuvo un comienzo lento.

Google se ha convertido en el principal competidor en la nube a la hegemonía de Microsoft. En un momento en  que Microsoft parecía estar haciendo caso omiso de la nube, Google ofrece los documentos gratis, basados en la Web, incluyendo hojas de cálculo y presentaciones, conocidas colectivamente como Google Docs. Google Docs guarda los archivos en cualquier ordenador que utilices (y en la mayoría de los teléfonos inteligentes), y hace que la edición y distribución simultánea sea fácil. Como herramienta de colaboración, es impresionante. Pero a pesar de que supuestamente soporta los formatos de Office, utilizando el servicio es la manera más segura de cambiar el formato de cualquier documento de Word moderadamente complejo, una presentación de PowerPoint, o las hojas de cálculo Excel.

zoho docs mail ecreativeUna de nuestras suites en nube favorita es Zoho, que ofrece aplicaciones para casi todas las tareas, desde procesamiento de textos para reuniones con capacidad para el seguimiento de agenda, presentaciones y contabilidad. Zoho ofrece un excelente soporte para los formatos de Office. También tiene un plug-in para Office que te permite crear y editar documentos de tu cuenta de Zoho usando las aplicaciones de Office en tu PC, y automáticamente los guarda en el espacio de almacenamiento Zoho. El plug-in es ideal para personas que prefieren el uso de programas de escritorio, pero que quieran los beneficios de las herramientas en la nube. Las aplicaciones de Zoho son gratis para uso personal, las empresas pagan en función del mes o de los usuarios.

Ten en cuenta que las aplicaciones web no son versiones completas de los programas de escritorio: bajo el punto de vista de Microsoft son sólo extensiones Web de las aplicaciones de sus suites de ofimática, que van desde los 100 a los 500 dólares.

¿Puedes confiar en la nube?

Los servicios en la nube son una mezcla entre la seguridad y la comodidad. Si tu principal preocupación es que nadie más que tú vea tus datos, la nube no es para ti. Aunque la mayoría de los servicios en la nube de renombre dan garantías de que tus datos serán encriptados y que nadie en la empresa tiene acceso directo a los archivos, nunca se puede estar cien por cien seguro de que algo no vaya a salir mal. Al mismo tiempo, los servicios en la nube se ejecutan en granjas de servidores con una redundancia tremenda, así que hay pocas posibilidades de que los datos se pierdan accidentalmente. Aun cuando los proveedores puedan irse a pique, a menudo mantienen los servidores activos el tiempo suficiente para que los usuarios puedan recuperar o eliminar archivos. La fiabilidad es otro motivo de preocupación. Si dependes de una aplicación de productividad basada en Web, más vale que esté trabajando donde tú estés. Nótese, sin embargo, que el servicio de banda ancha de tu PC es mucho más probable que falle que tu servicio en la nube.

Nuestra sugerencia: Si tu trabajo se vería gravemente alterado por una pequeña cantidad de tiempo de inactividad, debes pagar por servicios Premium que garanticen un mejor tiempo de actividad, del 99 por ciento. Y asegúrate de que cualquier almacenamiento en la nube que utilices incluye la sincronización con el escritorio.

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